Slipp leta bland mejlen.
Tilja samlar mejlen i ärenden, skriver svarsförslagen och håller reda på vad som väntar. Du läser och godkänner.
Mejlen kommer som vanligt.
Boende och leverantörer skriver till samma adress som i dag. Tilja lägger varje mejl i rätt ärende, eller startar ett nytt.
Trapphuset
Från en boende, lgh 12
Hej, trapphuset har inte städats på två veckor nu. Är något fel?
Städning
Nytt ärende · 1 meddelande
Svaret är redan skrivet.
Tilja skriver ett svarsförslag och visar vem det ska till och vilka mejl och avtal det bygger på. Du ser underlaget när du läser igenom svaret.
Svarsförslag till Städbolaget
Förberett av Tilja
Hej, en boende hör av sig om att trapphuset inte har städats på två veckor. Enligt vårt avtal städas det varje tisdag. Kan ni berätta vad som har hänt och när ni kan komma?
Bygger på:
Boendes mejlTrapphuset har inte städats på två veckor.
Städavtal, § 2Trapphuset städas varje tisdag.
Godkänn svaret direkt i mejlet.
Svara ja på mejlet från Tilja, eller godkänn på webben. Vill du ändra något gör du det först.
Väntar på ditt godkännande
Skickat till Städbolaget
Hela styrelsen har samma överblick.
I varje ärende ser du vad som har hänt och vem som behöver göra något. När leverantören svarar hamnar svaret där det hör hemma.
Föreningens ärenden
StädningSvarsförslag klartNästa: styrelsen
PortenVäntar på leverantörenNästa: leverantören
GårdsbelysningStyrelsen behöver beslutaNästa: styrelsen
Slipp hålla koll på obesvarade mejl.
Slå på uppföljning så skriver Tilja en påminnelse när svaret dröjer. Du godkänner den som vanligt.
Porten
Leverantörsuppföljning på
Förfrågan skickad i måndags
Inget svar på fem dagar
Påminnelse klar att godkännaStyrelsen
Nästa styrelse börjar inte från noll.
Anteckningar från samtal och besök sparas i ärendet, och du ser vem som skrev dem. När en fråga kommer tillbaka kan du se hur styrelsen löste den förra gången.
Samtal med Låsservice
Anna, ordförande · 12 april
Nytt gångjärn beställt. De kommer tillbaka om porten fortfarande kärvar.
Styrelsen bestämmer vad som händer härnäst
- Inget skickas till boende eller leverantörer utan att någon i styrelsen har godkänt det.
- Tilja säger till när något ser brådskande ut, och du väljer vad som går först.
- Styrelsen bestämmer när ett ärende är klart.
